مشاور فرمول یک می خواهید یا مشاور رالی؟

مدتی قبل در یک همایش در حوزه مشاوره مدیریت، مثالی را از جناب آقای دکتر نظری مهرابی شنیدم که به نظرم تصویر بسیار خوبی از دو نوع رابطه میان «مشاور» و «مدیر» ارائه می‌کرد: «مشاوره به سبک فرمول یک، و مشاوره به سبک رالی».

البته این یک طبقه‌بندی رسمی در ادبیات مشاوره مدیریت نیست؛ یک استعاره است. اما استعاره‌ای که به‌خوبی یک سؤال مهم را روشن می‌کند: مشاور باید تا کجای مسیر کنار مدیر بماند؟

در فرمول یک، راننده داخل خودرو تنهاست؛ اما در واقع تنها تصمیم نمی‌گیرد. در گاراژ و کنار پیست تیمی از مهندسان، تحلیلگران و استراتژیست‌ها حجم زیادی از داده‌ها را لحظه‌به‌لحظه ارزیابی می‌کنند، از جمله وضعیت لاستیک‌ها، فاصله با رقبا، زمان مناسب توقف کوتاه خودرو، شرایط مسابقه و ده‌ها متغیر دیگر.

ارتباط اصلی این شبکه با راننده از طریق مهندس مسابقه و رادیو برقرار می‌شود. خود فرمول یک، مهندس مسابقه (Race Engineer) را کسی توصیف می‌کند که داده‌ها رشته‌های مختلف مهندسی و استراتژی را جمع و تحلیل می‌کند و مهم‌ترین تصمیم‌ها و توصیه‌ها را از طریق ارتباط رادیویی به راننده منتقل می‌کند.

اما در نهایت یک واقعیت تغییر نمی‌کند:« فرمان دست راننده است».

این تصویر را می‌توان به یک سبک رایج در مشاوره مدیریت تعمیم داد. مشاور وارد سازمان می‌شود؛ مسئله را تحلیل می‌کند، داده جمع می‌کند، بنچمارک انجام می‌دهد، مدل طراحی می‌کند، گزینه‌ها را ارزیابی می‌کند و نهایتاً راهکار و نقشه راه ارائه می‌دهد.

ممکن است در طول اجرا نیز جلسات پایش داشته باشد و توصیه‌هایی ارائه کند؛ اما مسئولیت اصلی اجرا همچنان با مدیر و سازمان است. در واقع مشاور می‌گوید: «من گزارش‌ها، تحلیل و مسیر پیشنهادی را در اختیارت می‌گذارم؛ اما پشت فرمان تو هستی».

این مدل مزایای مهمی دارد؛ از جمله آنکه استقلال مدیریتی سازمان حفظ می‌شود، وابستگی به مشاور کمتر است، دانش می‌تواند به داخل سازمان منتقل شود و مسئولیت اجرا نیز مبهم نمی‌شود.

اما یک ریسک جدی هم دارد: فاصله میان چیزی که روی اسلایدهای پاورپوینت طراحی شده و چیزی که در میدان عمل اتفاق می‌افتد.

خیلی از راهکارها روی پاورپوینت بی‌نقص‌اند؛ تا زمانی که وارد سازمان واقعی شوند. آنجا با مقاومت کارکنان، تعارض منافع، محدودیت منابع، روابط غیررسمی، مقررات، تغییر مدیر، کیفیت پایین داده و ده‌ها متغیری مواجه می‌شوند که در مدل اولیه دیده نشده‌اند.

در مسابقات رالی شرایط متفاوت است. کنار راننده نشسته است. کار او فقط این نیست که قبل از مسابقه یک نقشه در اختیار راننده بگذارد.

راننده و کمک‌راننده او پیش از مسابقه مسیر را ارزیابی می‌کنند و یادداشت‌هایی برای مسیر می‌نویسند؛ یادداشت‌هایی دقیق درباره پیچ‌ها، جهت، شدت پیچ، اصلاحات مسیر و سایر قابلیت‌های پیش‌رو.

در مسابقه، کمک‌راننده این اطلاعات را در لحظه برای راننده می‌خواند تا راننده بتواند پیش از دیدن مفصل مسیر برای آن آماده شود. در مسابقات حرفه‌ای رالی، کمک‌راننده و یادداشت‌های مسیر (Pace Notes) نقش رسمی و مهمی در هدایت خودرو و تصمیم‌گیری لحظه‌ای تیم دارند.و تفاوت مهم اینجاست:

کمک‌راننده خودش هم داخل همان خودرو نشسته است.

اگر مسیر را اشتباه بخواند، فقط یک گزارش اشتباه تحویل نداده است؛ حاصل تصمیم را همراه راننده تجربه می‌کند. این تصویر به سبک دیگری از مشاوره مدیریت نزدیک است: مشاور فقط مسئله را تحلیل و راهکار را تحویل نمی‌دهد؛ در پیاده‌سازی آن نیز کنار مدیر و تیم سازمان قرار می‌گیرد. راهکار اجرا می‌شود، خروجی مشاهده می‌شود، فرضیات قبلی زیر سؤال می‌روند، بخشی از طراحی اصلاح می‌شود و چرخه دوباره ادامه پیدا می‌کند.

در این مدل، مرز میان طراحی و اجرا بسیار کمتر است. مشاور دیگر صرفاً نمی‌گوید: «این مسیر پیشنهادی من است».

بلکه می‌گوید: «مسیر را با هم می‌رویم و اگر شرایط تغییر کرد، راهکار را هم در طول مسیر اصلاح می‌کنیم».

این سبک برای مسائل پیچیده، پروژه‌های تحول سازمانی، بازطراحی فرایندها، استقرار سیستم‌های تازه و مسائلی که عدم‌قطعیت بالایی دارند، می‌تواند بسیار مؤثر باشد. چون بخشی از دانش موردنیاز برای حل مسئله، اساساً قبل از اجرا قابل دستیابی نیست و در حین اجرا تولید می‌شود.

اما این مدل هم بدون هزینه و ریسک نیست. اگر حضور مشاور بیش از حد شود، سازمان ممکن است به او وابسته شود. مدیر ممکن است به‌تدریج تصمیم‌گیری را به مشاور واگذار کند. تیم داخلی نیز ممکن است به جای توسعه قابلیت حل مسئله، منتظر پاسخ بیرونی بماند. در چنین شرایطی، مشاور به جای اینکه ظرفیت سازمان را صعود دهد، ناخواسته تبدیل به بخشی دائمی از ظرفیت سازمان می‌شود.

پس کدام مدل بهتر است؟

به نظرم سؤال اشتباه این است که بپرسیم: مشاوره فرمول یک بهتر است یا مشاوره رالی؟ سؤال درست این است: «ماهیت مسئله ما به کدام نوع رابطه با مشاور نیاز دارد؟»

یا بهتر بگم، سازمان ما در این مرحله به کسی نیاز دارد که نقشه مسیر را طراحی کند، یا کسی که در عبور از پیچ‌های مسیر کنارمان باشد؟